CMS入門 CMSにおけるワークフローとは
CMSにおけるワークフローの役目
エンタープライズ向けCMSには以下のような多人数での運用を前提としている機能が必要です。
- 同時に複数の利用者が同じファイルの更新作業をさせない。
- 誰が作業を行っているか、誰が最後に更新をしたか、作業の途中か終わっているのかを把握できる。
- 編集者と公開権限者のアカウントを分け、編集者は公開することができない。
- （複数の）公開権限を持つアカウントの承認を経て公開を行える。（承認フロー）
- 公開時にはだれがいつ公開したかがわかる。
- 締め切り日を設けて作業を進められる。
- ディレクトリやファイル単位で権限を振り、関係部署以外のコンテンツは公開まで見られない。
- コンテンツの更新ごとに履歴が残り、いつでも元の特定の日時の状態に戻すことができる。
- HTMLだけでなく、付随する画像ファイルやPDFなどのバイナリーファイルを含めて、一括して同時公開できる。
これら機能のうち、最後の三つを除いたものがCMSのワークフロー機能にあたります。
CMSの承認フローは使われているのか
CMSを導入するのにあたり、ワークフローについて要件定義に触れられているケースが多々あります。しかしながら、CMSのワークフローのうち承認フローをソフトウエア標準のまま利用されているケースはおそらく20%以下という話をよく聞きます。なぜでしょうか？
それはサイト運用の承認フローがCMSの中だけで完結するケースが稀なためです。IRページがないサイトに新たにIRページを作成することを例に考えてみましょう。まずは企画です。PPT等を利用してイメージを形に落とし込んでいきます。すでにCMSを利用する前の段階で承認フローが発生しているのです。企画が固まり、デザインやページレイアウトの段階になってようやくCMSの承認フローに入れます。さらにページ公開後もその評価等を行いフィードバックをする業務もCMSの承認フローの中では完結できないのです。社内の稟議システムがある場合には稟議システムを中心に運用せざるを得ません。稟議システムが無いケースでも、メールやグループウエア、稟議システムでやり取りを行っていたものを捨てて、ウエブサイト更新に限ってはCMSの承認フローを使うことになるのです。このため、CMSのワークフローと連携を取る仕組みを作りこむか、CMS側での承認フローを簡易化し、社内の稟議システムを運用することになるのです。
弊社ではCMSの中で完結させることは難しいとの前提でプロジェクト管理ツール ubicast projectsをどなたにも無償提供しております。ubicast projectsは、企画段階からの作業ログとその時点の担当者、バージョンが異なる異なるドキュメントの管理などをタスク単位で記録として残せます。ubicastのほとんどのお客様にご利用いただき、また弊社が携わらない業務でもお使いいただいていると聞いております。無償で提供しているサービスですので、お試しいただければと思います。
(2009/2/3)
